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Qué obsesión veo en el «mundillo» últimamente con el tema DELEGAR.

Delegar es importante, por supuesto, pero no de cualquier manera ni a cualquier precio.

Me explico 👇🏼

Los mensajes del tipo:

«Si quieres crecer, tienes que delegar»

«Es fundamental que delegues cuanto antes»

«Si no delegas, tú verás, no vas a tener éxito»

Rellena aquí con el mensaje de turno…

Son un arma de doble filo.

Porque para delegar primero tienes que estar lista y eso pasa por tener documentados los procesos. Si no todos, al menos los que tienes pensado delegar.

Porque delegar no es lanzar un montón de órdenes a las personas en las que vas a delegar. No funciona así. Tienes que conocer el proceso, sus responsables, sus indicadores para poder controlar sin agobiar al personal.

5 pasos para delegar sin agobios

Con que te cuente todo esto, evidentemente no es suficiente. Seguro te estarás preguntando, ¿por dónde empiezo? ¿Cómo lo hago si soy yo sola contra el mundo?

Vamos paso a paso:

Paso 1: ¿Estás lista?

Porque digan lo que digan, delegar es una decisión estratégica en tu negocio. Vuelvo a repetirlo: ¿Estás lista?

Estar lista pasa por tener claro que vas a dar responsabilidad a otra persona que no eres tú, pero no nos confundamos, delegar implica controlar. Y para controlar tenemos que saber cómo funciona nuestro negocio.

—Bah, Gehisy, pero ¿cómo no voy a saber yo cómo funciona mi negocio?

Hay una frase muy cubana que dice: “En la confianza está el peligro”. Y tiene razón: en la confianza de tenerlo todo en tu cabeza, está el peligro de dar por hechas cosas u omitir pasos en la ejecución de los procesos.

Paso 2: ¿He oído procesos?

Sí, ¿acaso dudabas que íbamos a hablar de procesos? 🤣

Siento repetirme más que el ajo, pero la cosa es así: si no identificas y documentas los procesos, no podrás delegar decentemente.

Piénsalo: Quieres delegar la atención por email de tu negocio. Buscas una asistente virtual o lo delegas en tu prima que está preparándose para ser asistente virtual (en un Project Manager nunca, por favor, que no está para enviar correos). Le das unas indicaciones básicas a esa persona y voilà, te vas a descansar a la playa.

¿Qué crees que pasará cuando regreses de la playa?

Seguro que nada de lo que esperabas. Porque no respondió lo que tenía que responder, porque tú no usas esas palabras en tu día a día, porque vaya incompetente…

¿Le habías dado el proceso documentado? ¿Sabía lo que tenía que responder? ¿Tenía diagramas de decisión disponibles para decidir qué hacer si pasaba una cosa u otra?

¿Sí? ¿No?

Revisa tus procesos documentados si ya los tienes y si no, ¿a qué esperas para empezar hoy?

Empieza por lo que más trabajo te cueste hacer y que te hace perder tanto tiempo, que te compensa más pagarle a otra persona para que lo haga. Documenta ese proceso primero y revísalo en caso de que lo tengas: asegúrate de que pueda hacerlo un niño de 7 años con lo que describes y sobre todo, que se pueda saber cuándo das ese proceso por bueno. Esto nos lleva al siguiente punto.

Paso 3: Diseñar indicadores

Si pensabas que con los procesos documentados ya estaba todo el pescado vendido y podías regresar a la tumbona con el portátil lleno de arena como los vendehumos de los anuncios, siento decirte que todavía queda trabajo por hacer.

Hay que diseñar los indicadores del proceso (que no los KPI’s, esto es otra cosa, que ya he visto por ahí a gente llamándole alegremente a todo lo que se menea KPI y no lo es).

Indica…¿qué?

Los indicadores son pequeñas alarmas que nos indican si el proceso está funcionando bien o mal. Suelen ser números (aunque también hay indicadores cualitativos) y hay quien les llama métricas.

En el ejemplo de la atención por email de tu negocio, ¿qué indicadores podrías diseñar?

Pues por ejemplo, porcentaje de emails respondidos en 24-48 horas (esto dependerá del tiempo que hayas fijado en el proceso documentado), o incluso número de emails usados para dar respuesta (no es lo mismo resolver un problema en 20 emails que en 2).

Los indicadores tienen que tener fijados un umbral (esto es el cuándo lo das por bueno, que te comentaba en el punto anterior).

El siguiente punto es: ¿quién es bueno para esto? Porque no todo el mundo vale para hacer todo. El “todismo” no funciona aquí.

Paso 4: Seleccionar a la persona correcta

Para delegar en condiciones, es importante que  hagas una buena selección de personal y para esto, te recomiendo que documentes (o ya tengas documentado previamente) el proceso de selección de personal.

—Pero si yo solo quiero contratar a una asistente virtual, no soy una multinacional…

Eso da igual. Si tienes el proceso documentado, sabrás de antemano qué habilidades tiene que tener la persona que quieres contratar, qué funciones va a desempeñar, cuánto le vas a pagar, etc. 

Sí, esto tienes que saberlo de antemano, para que no caigas en poner esas ofertas que hay por ahí por el “mundillo”, en plan: quiero que seas de la NASA, que sepas hacer de la A a la Z, pero te voy a pagar una 💩

Hazme caso y documenta este proceso. Pregúntate: ¿qué voy a delegar? ¿qué persona sería la idónea para desempeñar este puesto?

Paso 5: Controlar y mejorar

Para controlar no hace falta hacer reuniones diarias ni estar con una lupa detrás de la persona en la que has delegado. Tú le has dado una responsabilidad (que aparece en el proceso documentado) y una autoridad que le permite organizarse a su manera. No, no tienes que cuestionar si tu asistente virtual trabaja el lunes a las 10:00 AM o a las 10:00 PM, para eso se va a trabajar por cuenta ajena. Tú solo tienes que controlar que se cumple, adivina qué…

…el proceso documentado.

Y por último, pero no menos importante: mejora el proceso siempre que necesite ser mejorado (tampoco se trata de mejorar por mejorar). Para ello (¡oh sorpresa!), es importante que le preguntes a la persona en la que has delegado. ¿Quién mejor que esa persona para darte ideas nuevas que igual ni se te habían pasado por la cabeza cuando tenías todo tu negocio al completo allí adentro?

¿Y ahora qué?

La próxima vez que escuches decir: «Es que claro, tienes que delegar que si no, no vas a llegar a ninguna parte», haz el caso justo y piensa si de verdad necesitas hacerlo y cómo vas a hacerlo.

Puedes hacerlo sola o con mi ayuda. He agrupado una serie de productos/servicios con los que te puedo ayudar en la palabra de moda  👉🏽 Echa un ojo

Y hasta aquí el post de hoy. Cuéntame en los comentarios cómo llevas el tema de delegar. ¿Lo has hecho alguna vez? ¿Cómo ha ido? ¿Tienes documentados los procesos que vas a delegar?

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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.

Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.

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