Empieza la serie…
¿Qué serie? ¿La de Netflix?
No, la serie de episodios sobre documentar procesos que estaremos haciendo todo este mes, para que no tengas dudas sobre la documentación.
Hoy en, no me toques los procesos, Qué formas existen de documentar procesos y para qué hacerlo
Te doy la bienvenida al episodio 11 del podcast.
Hoy hablamos de documentar procesos…
Pero antes quiero que reflexionemos juntas…
¿Para qué?
¿Para qué se documentan los procesos?
Porque está de moda…
Porque me lo ha dicho mi mentor o mentora…
Porque es una decisión estratégica de mi negocio y lo tengo claro…
La documentación de procesos, desde luego, es una decisión estratégica que tienes que tomar en tu negocio. No tienes que hacerlo porque te lo diga nadie ni porque esté de moda.
Solo tú sabes en qué punto está tu negocio y el nivel de compromiso que tienes con él.
¿Cuándo empezar a documentar procesos?
Es una pregunta que me hacen siempre, allá donde voy. Siempre respondo lo mismo: el mejor momento para documentar los procesos de tu negocio es AHORA.
La gente debe pensar que para documentar procesos hay que ir a la NASA a un máster, luego volar a la luna, regresar y entonces SÍ que estás preparado.
Nada más lejos de la realidad…
A documentar procesos se aprende documentando. Siempre puedes delegarlo, claro está. En las notas del programa, te dejo el enlace a mi servicio de documentación de procesos para negocios.
Pero de nada sirve que te los documente yo, si no tienes claro para qué y qué vas a conseguir con todo esto.
Llevo años documentando procesos y he identificado 3 fases mentales por las que pasas antes de darte cuenta de que tienes que documentar procesos en tu negocio online.
Fase 1: Solo contra el mundo
No soy consciente, ni siquiera me lo planteo.
Fase 2: Ha llegado el momento de delegar
Soy consciente de que necesito documentar, pero ¡ay! no tengo tiempo.
Fase 3: Ha llegado el momento de escalar y crecer
Documentar es un objetivo estratégico de mi negocio
Entonces, ¿para qué?
Cuando documento procesos para mis clientes, una de las frases estrella que se repite a medida que vamos avanzando en la documentación es “Qué paz mental”.
También ¿Cómo había podido crecer con este caos?
Y otra más “Es increíble todo lo que tenía en mi cabeza y no era consciente”
Quédate con eso: documentar procesos te ayudará a tener paz mental, porque lo tendrás todo organizado, a crecer organizadamente y a tener tranquilidad porque tu negocio ya no dependerá de ti en exclusiva.
¿Qué formas existen de documentar procesos?
Existen muchas formas de documentar procesos (unas mejores, otras regulares y otras peores). Yo te voy a proponer las tres que considero que pueden resultar más interesantes para un negocio online y las que explico a fondo en el curso Documentación de procesos para negocios online, que te dejo en las notas del programa.
Diagrama de flujo
Ficha de proceso
Procedimiento
En este episodio solo las voy a mencionar, recuerda que esto es una serie, en próximos episodios las veremos más a fondo.
Diagrama de flujo
El diagrama de flujo o diagrama de actividades (también conocido como flujograma), es la representación gráfica de la secuencia de actividades que forman un proceso.
Ficha de proceso
La ficha de proceso o ficha de determinación del proceso es un documento que contiene los datos básicos del proceso (es el DNI del proceso), identifica los datos esenciales que lo describen.
Procedimiento
El procedimiento, ya sea un documento u otro medio alternativo, describe para un determinado proceso cuestiones como:
- Actividades o tareas a desarrollar.
- Responsables de su ejecución.
- Recursos a emplear (equipos, entradas…).
- Documentos de apoyo.
- Criterios de aceptación y rechazo
- Registros generados.
- Otra información: se puede incluir cualquier otro tipo de información, dependiendo de las necesidades específicas (por ejemplo, clientes y proveedores del proceso asociado, formatos a utilizar, fotos, ilustraciones, anexos informativos, etc.)
El procedimiento ya es «el pollo del arroz con pollo», el cómo se desarrolla el proceso.
Recuerda que no es lo mismo un mapa de procesos que un flujograma. El primero refleja TODOS LOS PROCESOS de tu negocio y el segundo refleja las actividades para UN SOLO PROCESO.
Es importante que te encuentres en la etapa que te encuentres, empieces ya a hacer algo por la documentación de tus procesos. Puedes hacerlo solo o con mi ayuda, pero HAZLO.
Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración.
¡Hasta pronto!
Notas del programa:
Servicio documentación de procesos para negocios
Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)
Curso Documentación de procesos para negocios online
Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”
Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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