Tienes un negocio online, pero parece que esto de trabajar online no es como te lo habían contado. Listas enormes de tareas, falta de foco, falta de tiempo y esa sensación tan horrible de que por mucho que hagas no avanzas.
¿Te suena conocido? Probablemente estés atrapado en un callejón aparentemente sin salida que tiene fácil solución si comienzas a documentar procesos.
Veamos los 3 síntomas de que necesitas sí o sí empezar a documentar procesos en tu negocio online y cómo solucionarlos.
Síntoma 1: Necesitas días de 48 horas.
La falta de tiempo es un síntoma claro de que necesitas documentar procesos.
¿Por qué?
Pues probablemente porque estás haciendo tareas que no son necesarias o no estás teniendo en cuenta la capacidad de un proceso determinado, o incluso, puede que no seas consciente de que hay tareas o actividades que haces siempre de la misma manera y deberías tomar nota de ello.
Qué hacer:
Una de las mejores formas de ser conscientes del tiempo que gastamos en nuestro negocio es medirlo, para luego poder sacar conclusiones y mejorar.
Hace un tiempo te recomendaba una herramienta para control del tiempo. ¿Qué tal si empiezas a utilizarla?
Conocer cómo gastamos nuestro tiempo es el punto de partida para empezar a optimizarlo.
Síntoma 2: Tus clientes no perciben el valor de tus productos/servicios
¿Estás trabajando con procesos enfocados en lograr la satisfacción del cliente?
Probablemente no y quizás hasta pienses que «el cliente no siempre tiene la razón». La razón es evidente que no siempre la tiene, pero lo que sí tiene claro es el resultado que desea conseguir y los requisitos que tienen que cumplir tus productos/servicios para darlos por buenos.
¿Ves por dónde voy?
Con procesos claros, documentados y enfocados a cumplir las necesidades y expectativas de tus clientes, estos percibirán el valor de tus productos y servicios sin necesidad de que pongas luces de neón parpadeando en tus páginas de venta.
Qué hacer:
Identifica los tipos de clientes que tienes en tu negocio y comienza a redactar un procedimiento de investigación de las necesidades del cliente donde reflejes quién es tu cliente ideal y cómo vas a investigar sus necesidades presentes y futuras.
Sí, ya sé que es una tortura diseñar al cliente ideal, pero de algún sitio tenemos que partir. Poco a poco irás midiendo y ajustando al cliente real.
Si ya tienes clientes reales, ¡perfecto! Haz el mismo listado con los tipos de clientes que tienes en tu negocio y cuáles has identificado que son sus necesidades presentes y futuras.
Síntoma 3: Necesitas delegar pequeñas (o grandes) tareas en tu negocio, pero no tienes tiempo de explicárselas a nadie.
Y la bola crece…
Cuando empezamos nuestros negocios pensamos que podemos con todo, que somos muy pequeños para contratar a alguien, que no generamos los suficientes ingresos como para contratar los servicios de otra persona, y un largo etcétera.
Esa mentalidad de «yo me lo guiso yo me lo como y no necesito procesos».
Qué hacer:
Comienza a documentar los procesos de tu negocio. No hace falta que lo hagas con el método CADA (el método que utilizo para documentar los procesos de mis clientes), pero sí puedes ir grabando en audio o vídeo las tareas más rutinarias que haces en tu negocio para que cuando necesites delegar, no te pille el toro.
¿Qué te parece?
A medida que vas trabajando, vas grabando lo que haces y ya lo tienes. No es tan difícil.
¿Y ahora qué?
Puedes seguir los consejos que te he dado, pero también puedes ir un paso más allá y apuntarte a la lista de espera para el programa integral que estoy preparando para llevar tu negocio del caos a la excelencia.
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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