Hoy vengo a hablarte sobre el ciclo PHVA. Este ciclo es también conocido como ciclo de Deming o ciclo PDCA.
Las siglas PDCA provienen del inglés PLAN-DO-CHECK-ACT.
En castellano sería PHVA (PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR).
Es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.
Puedes aplicarlo a cualquier aspecto de la vida para mejorar, pero especialmente a la gestión de procesos y a la calidad.
¿Y qué tiene que ver esto con un negocio online?
En los negocios online intentamos siempre ser eficientes y ahorrar tiempo, aunque a veces parezca que vamos apagando fuegos constantemente.
Aplicando el ciclo de mejora continua conseguiremos ser más eficientes y ganar tiempo en nuestros negocios que podemos dedicar a lo importante.
Vamos a ver paso a paso en qué consiste este ciclo.
Planificar
Buscar las actividades susceptibles de mejora y establecer los objetivos a alcanzar.
Para buscar posibles mejoras puedes escuchar las opiniones de tus clientes, buscar nuevas herramientas mejores que las que estás usando ahora, etc.
Tip: Puedes usar un Análisis DAFO.
Haciendo un análisis DAFO puedes conocer las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de tu negocio y en base a esto realizar la planificación trimestral en el mismo.
Recuerda que el análisis DAFO es una «foto fija» de tu negocio, por lo que tienes que hacerlo cada cierto tiempo.
Una vez que tengas claro dónde te vas a enfocar, pues podrás trazar un plan para trabajar en lo que realmente necesita tu negocio.
Hacer
Implementar lo planificado.
Hacer los cambios correspondientes para implantar la mejora propuesta. Es conveniente hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.
Imagina que quieres lanzar un nuevo producto al mercado, o añadir a un producto que ya tienes una mejora.
Si bien el «Hacer» significa seguir paso a paso la planificación, tampoco nos vamos a lanzar a la piscina vacía. Por eso es conveniente que lances, por ejemplo, este producto en versión beta (para un grupo seleccionado de suscriptores).
Una vez que el producto está validado, podemos cambiar o sacar a la venta, ese producto tan maravilloso que ha surgido de nuestro análisis DAFO.
HACER también implica (en el caso de la planificación trimestral), seguir paso a paso todo lo que hemos planificado para un trimestre sin perder el foco.
Verificar
Una vez implantada la mejora, se debe dejar un período de prueba para verificar que todo funciona correctamente. Si lo que hemos implantado no cumple con las expectativas iniciales habrá que hacer modificaciones para ajustarse a los objetivos esperados.
Tip: Puedes usar el diagrama de Pareto.
Los diagramas de Pareto son una forma particular de un diagrama de barras verticales y se utilizan para identificar las pocas fuentes clave responsables de la mayor parte de los efectos de los problemas.
Te dejo por aquí un post para que sepas de lo que te hablo 😉
También puedes usar indicadores. Para el caso concreto que te comentaba de sacar a la venta un nuevo producto o hacer modificaciones en uno ya existente, uno de los indicadores que puedes usar es medir el índice de satisfacción del cliente.
Esto te permitirá saber si los «betatesters» están contentos con el nuevo producto o incluso, si ya lo has vuelto a sacar a la venta a una parte más grande de tu comunidad, ver cómo va evolucionando el producto.
¿Has hecho ya algo en versión beta? ¿Has medido o mides regularmente la satisfacción del cliente?
Actuar
Cuando finaliza el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, pero si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla.
Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para ver si se pueden implantar nuevas mejoras y así completar el ciclo.
Y ahora ya conoces todo el ciclo y puedes usarlo en tu negocio cada vez que quieras.
¿Para qué puedes usar el ciclo PHVA?
1. Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido, por ejemplo, un curso que ya tengas diseñado o un servicio que ya estés vendiendo.
2. Para diseñar nuevas estrategias (de redes sociales, de ventas, de e-mail marketing).
3. Para implementar un cambio importante en tu negocio.
Vamos a ver estos tres usos a través de ejemplos:
1. Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido.
Supongamos que ya tienes creado un curso de X y quieres mejorarlo, teniendo en cuenta los resultados obtenidos, las opiniones de clientes, etc.
PLANIFICAR
Primero tendrás que saber qué quieres mejorar o qué problema quieres resolver y qué objetivos quieres conseguir.
Por ejemplo: quiero mejorar la calidad de los vídeos (porque he recibido quejas) y mi objetivo es que luzcan mucho más profesionales.
Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar.
Por ejemplo: análisis de datos disponibles.
Planificarás los recursos.
Por ejemplo: ¿vas a hacer un curso de edición de video? ¿vas a comprar un programa de pago? ¿vas a contratar a un profesional para que te lo haga?
HACER
Supongamos que has elegido que vas a comprar un programa de pago y vas a hacer los videos tú. En este caso, vas a coger uno de los módulos y vas a rehacer los vídeos con una versión de prueba de ese programa de pago.
VERIFICAR
Vas a ofrecer los vídeos nuevos a un grupo reducido de clientes para que te den su opinión a través de una encuesta (esto de la encuesta te servirá para comparar en el paso 4).
ACTUAR
Compara los resultados obtenidos con los nuevos vídeos y, si son mejores, “tírate a la piscina” con la nueva herramienta para hacer vídeos y cambia todos los vídeos del curso con la nueva.
2. Para diseñar nuevas estrategias.
Imagina que quieres implantar en tu estrategia de comunicación con tus clientes algo que está tan de moda como los chatbots.
PLANIFICAR
Primero identificarás los objetivos que quieres conseguir con el BOT.
Por ejemplo: quiero que el BOT automatice la atención al cliente o usarlo para reforzar las ventas combinándolo con campañas de Facebook Ads.
Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar.
Por ejemplo: Buscar las herramientas disponibles, aprender a usarlas, etc.
Planificarás los recursos.
Por ejemplo: Voy a dedicar tiempo a aprender sobre los BOTS en modo DIY (recurso tiempo) o voy a contratar a alguien para que me lo haga (recurso monetario).
HACER
Supongamos que has elegido que vas a contratar a alguien para que te lo haga. Comenzarás a implantarlo por una parte de tu negocio, por ejemplo en una página de tu web.
VERIFICAR
Comprobarás si funciona a través de las estadísticas del BOT buscando indicadores (número de suscriptores, dudas resueltas, etc).
ACTUAR
Compara los resultados obtenidos con el BOT con los resultados anteriores. ¿Recibes menos correos preguntando lo mismo? ¿Has aumentado las ventas con ayuda del BOT? Si todo funciona bien, pues a por todas con el BOT.
3. Para implementar un cambio importante en tu negocio.
Imagina que quieres cambiar de proveedor de e-mail marketing, el cambio por excelencia en un negocio online cuando empieza a crecer.
PLANIFICAR
Primero identificarás los objetivos que quieres conseguir con este cambio.
Por ejemplo: quiero conseguir automatizaciones para ahorrar tiempo y ganar en productividad.
Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar.
Por ejemplo: Comparar herramientas de e-mail marketing
Planificarás los recursos.
Por ejemplo: ¿Cuánto voy a gastar en la nueva herramienta y qué supone este incremento de los gastos en tu presupuesto anual?
HACER
Comenzarás por la versión de prueba de la herramienta de e-mail marketing e irás cambiando poco a poco (por ejemplo, probando con una de tus listas).
VERIFICAR
Dejarás un período de prueba y analizarás si ves resultados positivos con la nueva herramienta.
ACTUAR
Compara los resultados obtenidos (suscripciones, aumento de ventas, entregabilidad de los correos, etc). Si son positivos y superan a la anterior herramienta, cambia el resto de listas y di adiós a tu anterior proveedor.
Con estos tres ejemplos, ¿te animas a aplicar el ciclo PHVA en tu negocio online?
Te estaré esperando en los comentarios para que me cuentes cómo te ha ido.
¿Quieres hacer más con el ciclo PHVA?
Te acompaño durante todo el verano para aplicar pequeños cambios en tu negocio a través del ciclo PHVA. Para saber más, haz clic sobre la imagen.
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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