Ya has identificado los procesos de tus negocios, como te contaba en el episodio anterior.
¿Y ahora qué?
Vamos a aprender cómo tenerlos bien ubicados y a vista de pájaro con un mapa de procesos.
Hoy en, no me toques los procesos, el mapa de procesos.
Te doy la bienvenida al episodio 8 del podcast.
Hoy hablamos de los mapas de procesos, la representación gráfica de todos los procesos de tu negocio.
Es una representación global y no debes confundirlo con el diagrama de flujo que es la representación de un solo proceso y del que te estaré hablando en otro episodio.
Esta imagen global de todos los procesos nos ayuda a situarnos fácilmente en nuestro negocio y contribuye a cambiar nuestra percepción actual del trabajo: de tareas en cierto modo “dispersas” a un conjunto de tareas contextualizadas y orientadas a la consecución de un resultado concreto para satisfacer a tu cliente.
En las notas del programa te dejaré un post que tengo en el blog donde te cuento los tipos de mapas de procesos que existen y por qué he elegido el mapa de procesos convencional para aplicar en los negocios digitales.
Mi idea con el episodio de hoy, va un poco más allá. Quiero contarte mi experiencia con los mapas de procesos, cuando documento procesos para mis clientes.
El mapa de procesos es lo que hacemos en la primera sesión, si no, no podemos empezar a documentar.
Aquí vienen los primeros, ¿cómo no había hecho esto antes? o ¿cómo no me había dado cuenta de que esto se podía hacer así?
Y es que ubicar los procesos de tu negocio en un mapa, que puedas consultar y que puedas tener a mano para conocer cómo se mueve tu negocio, por procesos, te da calidad de vida.
No es que lo diga yo, me lo han dicho muchos clientes, claro, tú que me escuchas, puedes pensar que estoy exagerando y estás en todo tu derecho.
Bien, sigo contándote cosas, que me pierdo.
Dentro del mapa de procesos se encuentra la representación de todos los procesos operativos del negocio: la cadena de valor. De ella estaré hablándote en otro episodio, pero si no puedes esperar, te dejo un post del blog en las notas del programa.
Es importante que todo cuadre, encajar muy bien las piezas del rompecabezas, porque hasta que no esté listo el mapa de procesos, no podemos empezar a documentar.
¿Y cómo sé que está listo?
Pues cuando el mapa pueda contar qué haces en tu negocio de manera clara.
Existen verdaderos monstruos de mapas de procesos que no dicen nada, sobre todo en las pymes. Por suerte, los negocios digitales, por muy complejos que sean, no necesitan un gran despliegue de los procesos, que es lo que hace que los mapas parezcan un laberinto.
Cómo se hace el mapa de procesos
Son solo 5 pasos que debes tener en cuenta, pero que son muy importantes si quieres que tu mapa quede bien. Te he preparado una infografía que podrás ver a continuación.
- Definir el alcance del mapa de procesos: El alcance es el ámbito que va a cubrir el mapa de procesos. En el caso de los negocios digitales, esto es muy sencillo: el alcance es TODO nuestro negocio.
- Inventariar los procesos: Se trata de identificar los procesos relacionados con el alcance definido. En el caso de negocios digitales, pues TODOS, por supuesto.
- Documentar cada uno de los procesos: Esto es lo que dice el libro. La experiencia en negocios digitales me ha demostrado que es mejor hacer el mapa y luego documentar los procesos, empezando por los operativos.
- Clasificar los procesos. En primer lugar será necesario determinar el tipo de mapa de procesos deseado (en nuestro caso el convencional). En función de lo que hayamos elegido, clasificaremos los procesos anteriormente identificados (por ejemplo, si vamos a realizar un mapa de procesos convencional utilizaremos la clasificación clásica de procesos).
- Interrelacionar los procesos. Secuenciar los procesos e interrelacionarlos. Los procesos operativos deben necesariamente secuenciarse e interrelacionarse, los otros no.
Lo más importante de tener un mapa de procesos es que sea útil a tu negocio: que aporte una visión de conjunto y sea la base sobre la que se trabaje en el desarrollo, control y mejora de los procesos.
Solo será posible aprovechar las utilidades ofrecidas por el mapa de procesos si está bien trazado, es completo y exhaustivo. Por eso me detengo tanto en este punto cuando documento procesos a mis clientes. Hasta que todo no está “crystal clear”, tanto para mí, como para ellos, no seguimos adelante.
Si te interesa crear tu propio mapa de procesos, en las notas del programa te dejo el taller “Crea tu mapa de procesos en 2 horas”, donde tendrás todo clarísimo y crearás tu mapa de procesos desde 0.
Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración.
También puedes encontrarme en tunegocionlineconcalidad.com/podcast, en Instagram como gehisyhm y en LinkedIn como gehisyhm.
¡Hasta pronto!
Notas del programa:
Servicio documentación de procesos
Libro “Procesos y sistemas de gestión para negocios online”
Taller “Crea tu mapa de procesos en 2 horas”
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
