Seguro que conoces esa sensación de «no llego a todo» que a todos nos invade, sobre todo cuando comenzamos nuestro negocio online.
¿Cuántas veces te ha pasado por la cabeza la idea de «voy a dejarlo todo, esto no es para mí, tiro la toalla»? ¿Una, 10, 20?
Yo la verdad es que lo he pensado muchas veces. Hasta que descubrí Kanban, un sistema de trabajo que me ha ayudado a organizar tareas sin perder el foco y que hoy quiero compartir contigo.
Ponte cómodo y coge el café que comenzamos.
¿Qué es Kanban?
Es una metodología que significa “tablero visual” o “sistema de tarjetas”. Se inventó en Japón para mantener el nivel de mejoras de Toyota. Se considera parte del tan famoso sistema Just in time (JIT), también de Toyota.
Se le conoce como “sistema de tarjetas” porque la manera más sencilla de implementarlo es pegando tarjetas en los contenedores (en procesos productivos).
La idea es visualizar el flujo de producción para poder identificar problemas y posibles “cuellos de botella”.
¿Para qué se utiliza?
Se usa principalmente en cadenas de producción, pero se ha extendido al mundo de la gestión de proyectos por el gran aumento en la productividad que supone. Es muy popular actualmente en proyectos de desarrollo web o de desarrollo de software.
En la práctica, es aplicable a cualquier tipo de proyecto por su sencillez, ya que con un solo golpe de vista se puede tener una idea del proyecto que se está desarrollando.
¿Cómo puedo aplicarlo a mi negocio?
Puedes aplicarlo de manera sencilla con una pizarra en blanco que dividirás en 3 columnas: TO DO, DOING y DONE (puedes traducirlo al español si te sientes más cómodo(a).
👉🏼 La primera columna será “TO DO (cosas para hacer o pendientes).
👉🏼 La segunda será “DOING/IN PROGRESS (cosas que se están haciendo o en progreso).
👉🏼 A la tercera la llamaremos “DONE” (Hecho o Finalizado).
Además, puedes añadir una cuarta columna a la que llamarás Backlog (Reserva) donde estarán todas las tareas que tienes que hacer, pero que están como idea o embrión. Es como un “cajón de sastre”, desde donde irás moviendo las tarjetas a las tres columnas principales.
En cada una de estas columnas, organizarás las tareas por orden de prioridad y establecerás responsables si formas parte de un equipo.
Si lo haces en una pizarra, puedes utilizar post-it de colores que identifiquen cada uno de los niveles de prioridad para que en cada momento los implicados sepan qué tienen que hacer y por dónde va el proyecto. Incluso puedes asignar responsables directamente.
Lo importante es que te quede claro que los post-it son tareas que se van moviendo dentro de un tablero.
Utiliza la posición de la tarjeta para definir la prioridad de la tarea y que con un solo golpe de vista sepas cuál es la primera tarea en la que te tienes que implicar al 100%. Si ya tienes un equipo, esto de definir la prioridad cobra especial importancia.
Poniendo la tarjeta arriba del todo significará que es prioritaria. Así, si tú o algún miembro del equipo se encuentran con varias tareas a realizar, siempre escogeréis la que esté más arriba.
Herramienta online para usar Kanban
Si eres como yo, que te apasionan la tecnología y todo el día estás probando herramientas online, tengo buenas noticias para ti.
Existen varias herramientas para desarrollar el sistema kanban, algunas te las cuento a continuación:
- Kanbantools
- Asana
- Trello
- Realtimeboard
Yo particularmente uso Trello, una aplicación que me facilita la vida y que me ayuda a organizarme. Con ella tengo planificado mi calendario editorial, los cursos que tengo pendientes de hacer desde que están en idea o embrión, los servicios de los clientes, etc. Las posibilidades son infinitas.
Dentro de Trello puedes crear tableros que pueden ser privados, de equipo o públicos.
📎 En los tableros privados, sólo las personas añadidas al tablero pueden ver y editar.
📎 En los tableros de equipo, las personas del equipo pueden ver, pero sólo las personas añadidas al tablero pueden editar.
📎 En los tableros públicos cualquier persona puede ver, incluso aparecerá en búsquedas de google, pero para poder editar debes ser añadido al tablero.
La utilidad que tiene esta herramienta es que se pueden añadir etiquetas de colores y se pueden mover fácilmente las tareas a través de todo el tablero. Además, dentro de cada tarea puedes añadir notas, videos, checklist, etc.
Te estarás imaginando la de posibilidades que tienes con esta herramienta, ¿verdad? Pues te cuento además que puedes añadir calendarios y tiene integración con muchas aplicaciones de productividad.
Pongamos como ejemplo que tienes varias ideas o proyectos sin hacer en el backlog:
Tomamos la primera (están ordenadas por orden de prioridad) y la pasamos a TO DO, en ese momento ya sabe el equipo de trabajo que ha comenzado la “fiesta”. A partir de aquí, cada movimiento dentro del tablero debe ser seguido por todos los implicados con atención.
También se han agregado etiquetas de colores con significado, por ejemplo, la amarilla podría significar que esta tarea tiene como responsable al director general y la morada que también se incluye al responsable del proyecto de diseño. Recuerda que dentro de esta tarea se pueden agregar sub-tareas, comentarios, etc.
Y así se irán moviendo dentro del tablero hasta finalizar.
Esto a nivel de equipo de trabajo que trabajan en grandes proyectos, pero, ¿te imaginas la utilidad que tiene para tu negocio online?
Imagina que tienes que entregar un presupuesto y para ello tienes que buscar información, hablar con proveedores, clientes, poner precios, etc.
En lugar de tirarte de los pelos, ¿qué tal si pruebas a organizarte con Kanban+Trello?
Te creas un tablero privado, montas tus listas y a moverlas dentro de Trello.
Eso sí, cuéntame qué te ha parecido el post en los comentarios. Estaré encantada de escuchar tu experiencia con esta herramienta y de ver los tableros que has creado 😉
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
acabo de hacer contigo el taller de documentación de procesos y me preguntaba cómo luego temporizar las tareas de cada proceso. Atisbo que esta es una formula y que las dos cosas deben encajar de alguna manera.
Hola Paloma:
Para esto tienes varias herramientas de productividad como son: Toggl y Rescue Time. Estoy preparando un post sobre ellas.