Muchas veces (o quizás nunca) habrás escuchado hablar de gestión de procesos y a mí me habrás escuchado decir gestión por procesos y probablemente te estarás preguntando si estoy loca o algo parecido.
Hoy vengo a contarte cuál es el matiz que existe entre estas dos definiciones.
Gestión de procesos
La gestión de procesos es aplicar el ciclo de mejora continua a los procesos.
¿Y qué es esto de ciclo de mejora continua?
Este ciclo es también conocido como ciclo de Deming. Las siglas PDCA provienen del inglés plan-do-check-act. En castellano sería PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar), de hecho, lo veremos de las tres formas dependiendo de la fuente. Es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.
Veamos paso a paso en qué consiste cada etapa:
P
Planificar:
Buscar las actividades susceptibles de mejora y establecer los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras puedes escuchar las opiniones de tus clientes, buscar nuevas herramientas mejores que las que estás usando ahora, etc.
Tip: Puedes usar un Análisis DAFO.
H
Hacer:
Implementar lo planificado.
Hacer los cambios correspondientes para implantar la mejora propuesta. Es conveniente hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.
V
Verificar:
Una vez implantada la mejora, se debe dejar un período de prueba para verificar que todo funciona correctamente. Si lo que hemos implantado no cumple con las expectativas iniciales habrá que hacer modificaciones para ajustarse a los objetivos esperados.
Tip: Puedes usar el diagrama de Pareto.
A
Actuar:
Cuando finaliza el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, pero si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para ver si se pueden implantar nuevas mejoras.
¿Para qué se usa?
📊 Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido, por ejemplo, un curso que ya tengas diseñado o un servicio que ya estés vendiendo.
📊 Para diseñar nuevas estrategias (de redes sociales, de ventas, de e-mail marketing).
📊 Para implementar un cambio importante en tu negocio.
Vamos a ver cómo lo haríamos en el primero de los usos que te he puesto.
Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido.
Por ejemplo, un curso que ya tengas diseñado o un servicio que ya estés vendiendo.
Supongamos que ya tienes creado un curso de X y quieres mejorarlo, teniendo en cuenta los resultados obtenidos, las opiniones de clientes, etc.
Planificar:
Primero tendrás que saber qué quieres mejorar o qué problema quieres resolver y qué objetivos quieres conseguir. Por ejemplo: quiero mejorar la calidad de los videos (porque he recibido quejas) y mi objetivo es que luzcan mucho más profesionales.
Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar. Por ejemplo: análisis de datos disponibles.
Planificarás los recursos. Por ejemplo: ¿vas a hacer un curso de edición de video? ¿vas a comprar un programa de pago? ¿vas a contratar a un profesional para que te lo haga?
Hacer:
Supongamos que has elegido que vas a comprar un programa de pago y vas a hacer los videos tú. En este caso, vas a coger uno de los módulos y vas a rehacer los videos con una versión de prueba de ese programa de pago.
Verificar:
Vas a ofrecer los videos nuevos a un grupo reducido de clientes para que te den su opinión a través de una encuesta (esto de la encuesta te servirá para comparar en el paso 4).
Actuar:
Compara los resultados obtenidos con los nuevos videos y si son mejores, “tírate a la piscina” con la nueva herramienta para hacer videos y cambia todos los videos del curso con la nueva.
Gestión por procesos
La gestión por procesos implica ir más allá, pretende establecer una visión de la organización a través de sus procesos. Se intenta ver el negocio como una cadena de procesos que tiene como inicio el cliente (requisitos del cliente) y como destino ese mismo cliente (satisfacción del cliente).
La gestión por procesos propone organizarse en torno a los procesos (sobre todo los procesos operativos) y no al contrario.
Resumiendo, la gestión por procesos:
✅ Implica la gestión de procesos.
✅ Da una visión global del negocio como un conjunto de procesos interrelacionados orientados a la satisfacción de los clientes internos y externos.
✅ Extiende el enfoque a procesos a todas las áreas de nuestro negocio (planteamiento holístico).
¿Y ahora qué?
Teniendo en cuenta que lo primero (lo más básico) es la gestión de procesos, lo suyo sería empezar por ahí, ¿verdad?
La primera etapa es la planificación de procesos, donde intentaremos pensar cómo organizar nuestros procesos (globalmente e individualmente), paso a paso y proceso a proceso.
La planificación global de procesos trata de establecer cuál debe ser el orden y la vinculación de los procesos de nuestro negocio. Esto se hace con el mapa de procesos.
La planificación individual de procesos es donde nos enfrentamos a la documentación de procesos.
Como ves, todas estas cosas de las que te voy hablando, no salen de la nada. Espero que te quede un poco más claro y que comiences a pensar cada día un poquito más en los procesos de tu negocio.
Si no quieres hacerlo solo, puedo ayudarte.
Déjame saber en los comentarios si conocías la diferencia entre estos dos conceptos y si aplicas ya en tu negocio online algo de esto.
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
Hola Gehisy,
Es muy importante lo que cuentas porque muchas veces nos ponemos a hacer cosas pero si no llevamos a cabo la gestión de procesos que comentas, ya podemos tirarnos horas y horas trabajando que poco vamos a aprovecharlo. Infravaloramos la importancia de planear, pero sobre todo la de verificar si todo está en orden, porque pensamos que así estamos perdiendo tiempo, cuando en realidad es al revés, podremos saber loq ue nos está sirviendo y lo que no y en consecuencia actuar.
Un saludo.
Muy interesante… Soy de esas personas que piensan que esto «no va conmigo», como decías. No tengo mente analítica, soy más de fluir y hacer según la inspiración. Quizá por mi tendencia a temas relacionados con lo artístico, aunque me doy cuenta de que eso no siempre es productivo. Gracias por esta entrada, muy claro todo!!! Un saludo.
Un artículo perfecto para pequeñas y medianas empresas y/o proyectos . Todo lo que cuentas son pilares fundamentales y sobre todo planificar!!
Resulta interesante la diferencia entre los dos conceptos. Muchas gracias por la explicación. Sobre todo, porque con claridad se convierten en herramientas aún más útiles para la gestión y organización de un negocio, lo que seguramente ayudará a que tenga un mejor desempeño y funcionamiento.
Me ha encantado el post, me parece un tema muy interesante a modo empresaria. Aunque soy más de «esto no es para mi» porque con tanto ajetreo me vuelvo loca.
Debería tomarlo más en serio y ponerme a ello.
Totalmente digerible la información